社員が立て替えた費用を会社が支払うまでの手続き

「経費」という言葉は、経理部門でなくてもよく耳にしますよね。
経理の主な日常業務として「経費精算」があります。「経費」を「精算」するとは、どういうことでしょうか？今回は、この経費精算について詳しく説明していきますね。

「経費精算」とはどんな仕事？

企業における日々の業務の中では、交通費や出張の際の宿泊費、交際費などのさまざまな支出が発生します。こうした支出を「経費」と呼んでいます。

こうした支出は、社員が一時的に立て替えて払うことが多いものです。後ほど社員が精算書を作成し、領収書を添付して会社に提出することで、会社から立て替えた分の金額が支払われます。この一連の業務を「経費精算」といいます。

経費精算の具体的な業務は、大きく分けて3つのステップに分けられます。

最初のステップでは、社員が作成した精算書や添付の領収書をチェックし、支出内容に問題はないか、金額に間違いがないか、社内で決められた承認手順を踏んでいるかなどを確認します。

次のステップは会計処理です。精算書・領収書に問題がなければ、仕訳を行い、伝票を作成します。ある程度以上の規模の企業では、各部門の事務担当者が仕訳・伝票作成を行い、経理部門では伝票と精算書・領収書を突き合わせたチェックと支払業務のみを行うという場合もあります。

最後のステップが支払い手続きです。経費精算担当者から支払担当者にデータが送られ、現金や銀行振込等で社員への支払いが行われます。中小企業では、経費精算と支払業務を兼ねて担当することも多くあります。

「経費精算」仕事の意義と留意点

経費精算は日々発生する業務であり、一つひとつの取引の金額は決して大きなものではありませんが、その積み重ねが会社の活動や決算を作っていきます。そのことをしっかりと意識しておくことが重要となります。

また、精算書は税務署から開示を求められることもある正式書類ですので、間違いがないか厳しい目でチェックすることが大切です。特に、領収書の枚数や金額と精算書との整合性、支出金額の妥当性などはよく確認しましょう。

まとめ：一つひとつは小さな取引でも、気を引き締めて！

経費精算は日常的に多く発生する業務です。多くは特に問題なく支払いまで完了するため、慣れてくると「間違ってはいないだろう」という前提で仕事をしてしまいがちです。
しかし、中には勘違いや単純な記入ミスなども存在するもの。そして、考えたくはないですが不正が行われる場合もありえます。ぜひ気を引き締めて業務に取り組んでくださいね。